Наталья Пономарева - Современные требования к кадровой службе (отделу)
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архиве).
Хотелось бы рекомендовать организациям включать в свои уставы специальные пункты, в которых должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.
В настоящее время существует система Федеральной архивной службы, отдельных архивов документов по личному составу не создается. Но в соответствии со ст. 13 Закона об архиве организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Основными задачами архива организации являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
2) учет и обеспечение сохранности документов;
3) создание научно-справочного аппарата к документам – архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой РФ и органами управления архивным делом субъектов РФ.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
1) ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций – источников комплектования архива;
2) принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;
3) учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
4) создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
5) организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
6) проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
7) осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;
8) организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
9) оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
10) участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (далее – ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
1) требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
2) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования архива;
3) запрашивать от структурных подразделений и организаций – источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
4) участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов РФ, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
Подготовка документов к сдаче в архив организации – это самая главная процедура. Оно заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.
Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:
1) формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве;
2) оформление дел в соответствии с установленным порядком;
3) экспертиза ценности документов и дел;
4) описание дел, передаваемых в архив организации;
5) передача документов в архив организации.[16]
Перед сдачей в архив необходимо провести так называемую экспертизу.
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.
Отбор ЭД на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.
Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).
При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы:
1) ограничения на прием ЭД;
2) завершенность процесса создания ЭД;
3) стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив;
4) наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД;
5) наличие необходимой сопроводительной документации;
6) соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД;
7) затраты на обеспечение хранения.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
