А Гартвич - Планирование закупок, производства и продаж в 1С:Предприятие 8
Как уже говорилось в главе 1, каждый из перечисленных бюджетов представляет собой прогноз соответствующего регламентированного бухгалтерского отчета (которые также формируются конфигурацией «Управление производственным предприятием»): БДДС — это прогноз отчета о движении денежных средств, БДР — прогноз отчета о прибылях и убытках, прогнозный баланс — прогноз бухгалтерского баланса. Кроме указанных бюджетов, могут быть составлены частные оборотные бюджеты для отдельных подразделений и для отдельных видов деятельности предприятия. Структура частных оборотных бюджетов и их связь с подразделениями предприятия настраивается пользователем. Для обеспечения такого детализированного бюджетирования — до подразделений предприятия — структура предприятия должна быть описана в виде совокупности так называемых центров финансовой ответственности (ЦФО), каждый из которых обладает некоторым набором свойств. Как правило, ЦФО соответствует структурному подразделению предприятия.ПРИМЕЧАНИЕДетальное описание финансовой структуры предприятия необходимо для реализации бюджетирования как особой управленческой технологии (см. главу 1, раздел «О бюджетировании как особой управленческой технологии», с. 17).Бюджеты могут составляться как на несколько ближайших месяцев, так и на более длительные периоды времени.Бюджетирование выполняет следующие функции:♦ финансовое прогнозирование;♦ контроль результатов деятельности предприятия;♦ средство координации деятельности подразделений предприятия;♦ основа для принятия решений по развитию предприятия.ПРИМЕЧАНИЕПодсистема бюджетирования конфигурации «Управление производственным предприятием» является инструментом финансового планирования на предприятии, соответствующим так называемой универ— сальной бюджетной модели. Данная модель бюджетирования предусматривает охват всего предприятия и является достаточно простой с точки зрения разработки и функционирования. В то же время подсистема бюджетирования может быть использована для реализации других, «усеченных» моделей бюджетирования: бюджетирование отдельных направлений деятельности предприятия; бюджетирование финансовых потоков.С помощью подсистемы бюджетирования конфигурации «Управление производственным предприятием» реализуются следующие функции:♦ планирование движения средств предприятия на любой период в разрезе временных интервалов, подразделений предприятия, проектов, контрагентов, номенклатуры и т. д.;♦ финансовое планирование но нескольким сценариям;♦ формирование текущих бюджетов на основе стратегических бюджетов и с коррекцией по фактическому исполнению бюджета в завершенном периоде;♦ мониторинг фактической деятельности предприятия в тех же разрезах, в которых проводилось планирование;♦ составление сводной отчетности по результатам мониторинга;♦ контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период;♦ финансовый анализ;♦ анализ доступности денежных средств;♦ анализ отклонений плановых и фактических данных.С подсистемой бюджетирования активно взаимодействует подсистема управления денежными средствами, в которой реализуются функции оперативного финансового планирования и управления. Подсистема бюджетирования может использовать данные подсистем планирования, бухгалтерского учета и др.Планирование движения средств Конфигурация «Управление производственным предприятием» предоставляет удобные средства для составления финансовых планов.Движения денежных средств предприятия планируются путем ввода документов «Бюджетная операция».ПРИМЕЧАНИЕПодсистема бюджетирования имеет много общего с подсистемой бухгалтерского учета конфигурации «Управление производственным предприятием».Документ «Бюджетная операция» похож на проводку — элементарную запись бухгалтерского учета. Главное различие заключается в назначении. Бухгалтерская проводка довольно точно отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает приблизительный результат будущего события или несколько будущих событий.
В бюджетной операции не указываются детали, несущественные для финансового планирования: конкретные расчетные банковские счета предприятия, с которых и на которые будут поступать денежные средства, конкретные подотчетные лица и т. д. Дату достаточно указывать с точностью до периода планирования (указывается первая дата периода).В бюджетной операции фиксируются значения следующих аналитических разрезов:♦ сценарий планирования;♦ статья оборотов;♦ валюта операции;♦ центр финансовой ответственности (ЦФО);♦ проект;♦ контрагент;♦ номенклатура.В подсистеме бюджетирования может использоваться тот же самый набор сценариев, что и в подсистемах планирования (см. главу 4, раздел «Сценарий», с. 35). Однако при ведущей роли подсистем сводного планирования для заполнения документов «Бюджетная операция» целесообразно использовать аналогичный, но другой набор сценариев, где количественный учет по номенклатуре не предусмотрен.ПРИМЕЧАНИЕДокументы «Бюджетная операция» позволяют планировать не только обороты денежных средств, но и обороты номенклатуры в количественном выражении. Такая возможность сближает этот документ с документами подсистем сводного планирования, рассмотренными в главе 4, что дает возможность использовать подсистему бюджетирования для планирования торговой деятельности предприятия. Однако с помощью документа «Бюджетная операция» нельзя отобразить процессы производства, когда одна номенклатура или наборы номенклатуры превращаются в другую номенклатуру. Поэтому при наличии сложного производства подсистему бюджетирования целесообразно использовать совместно с подсистемами сводного и посменного планирования.Статья оборотовСтатья оборотов — это средство классификации по видам оборотов денежных средств. Статьи оборотов характеризуются следующими параметрами:♦ признаки ведения учета по сумме и по количеству;♦ признаки ведения оборотов по номенклатуре и контрагентам;♦ источники получения фактических данных (указание связи между статьей оборотов и реквизитами управленческого и бухгалтерского учета, что необходимо для автоматического сопоставления плановых и фактических показателей) и др.
Статья оборота бюджетной операции соответствует сочетанию двух счетов бюджетирования (счета дебета и счета кредита; о счетах бюджетирования см. ниже) или совокупности таких сочетаний.
Счета бюджетирования — это средства хранения информации о планируемой структуре денежных средств и источниках финансирования. Совокупность этих счетов представлена планом счетов бюджетирования.
ПРИМЕЧАНИЕПлан счетов бюджетирования по своему устройству напоминает план счетов бухгалтерского учета.Счета бюджетирования служат для отражения планируемых остатков средств. Статьи оборотов служат для отражения планируемых оборотов средств. Но начинать работу по финансовому планированию можно без выяснения соответствия статей оборотов бюджетов и счетов бюджетирования: конфигурация содержит необходимое количество счетов бюджетирования и статей оборотов с установленными связями между ними.Центр финансовой ответственностиЦентр финансовой ответственности (ЦФО) — это подразделение предприятия, которое является самостоятельными объектом бюджетного процесса. Конфигурация предусматривает несколько видов
ЦФО: центр дохода, центр затрат и др. Вид ЦФО является одним из реквизитов подразделения.Представление составленных бюджетов Результаты финансового планирования могут быть отображены различным образом в виде бюджетов, которые являются отчетными формами конфигурации.В конфигурации «Управление производственным предприятием» бюджет — это отчетная форма «Отчет по бюджету», перед заполнением которой следует указать вид бюджета — элемент справочника «Бюджеты». С помощью «Отчета по бюджету» можно получить бюджет движения денежных средств (БДДС), отражающий данные по операциям, изменяющим остаток денежных средств, бюджет доходов и расходов (БДР) и другие бюджеты.ПРИМЕЧАНИЕЕсли в конфигурации «Управление производственным предприятием» подсистема бюджетирования используется совместно с подсистемами сводного планирования, то важнейшим результатом бюджетирования является бюджет движения денежных средств (БДДС). БДДС представляет собой план финансового потока, замыкающий цепочку движения оборотных средств предприятия (оплата поста— щикам — закупки — производство — продажи — поступление платежей от покупателей).При этом в качестве связующего звена подсистемы бюджетирования с подсистемами сводного планирования может использоваться бюджет доходов и расходов (БДР). Механизм автоматической связи между подсистемами описывается ниже в разделе «Автоматизированное формирование бюджетных операций», с. 138).
Процесс финансового планирования Процесс бюджетного планирования в рамках выбранного сценария и выбранного интервала времени включает последовательность стадий.♦ Формируются бюджетные операции. Причем для автоматизации этой стадии могут использоваться данные другого, укрупненного сценария, а также фактические данные управленческого и бухгалтерского учета.♦ Формируются бюджеты и просматриваются получившиеся операции.♦ Корректируются отдельные бюджетные операции и при необходимости производится возврат к предыдущей стадии.Конфигурация предоставляет удобные способы для перехода от просмотра бюджета к коррекции отдельных бюджетных операций. Последовательными щелчками мыши можно сделать следующее: из сформированного отчета по бюджету открыть список оборотов по конкретной статье бюджета, а уже поверх этого списка открыть бюджетную операцию, ответственную за конкретный оборот. В форме операции можно откорректировать данные бюджетной операции и заново сформировать бюджет, чтобы увидеть результат коррекции.Контроль исполнения бюджета Важной задачей бюджетирования является контроль показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Причем контролируемые показатели могут быть двух видов: целевые и ограничивающие.Целевые показатели — это ориентиры для достижения. Главным целевым показателем финансово-хозяйственной деятельности можно считать общую сумму выручки, полученной от основной деятельности предприятия.Ограничивающие показатели — это лимиты расходования ресурсов предприятия. Подобные ограничения могут устанавливаться для статей расхода денежных средств предприятия.Контролируемые показатели используются двумя способами:♦ при планировании оборотов по статьям;♦ при фактическом расходовании средств по заявкам.Первый способ — планирование оборотов по статьям — предусматривает контроль показателей в рамках подсистемы бюджетирования в процессе составления финансового плана по новому сценарию с целью ограничения оборотов некоторых статей. Обороты одних сценария являются контролируемыми значениями для оборотов другого сценария. Контролируемый и контролирующий сценарий в общем случае могут быть разной периодичности, поэтому при установке периода действия контроля выбирается наибольший период из периодичности этих сценариев.Подобный контроль будет полезен при составлении уточненного бюджета на основе укрупненного бюджета.Условия контроля можно смягчить несколькими способами: можно указать, что только несколько статей оборотов подлежат контролю; можно допустить некоторое превышение оборотов контролируемого бюджета над соответствующими показателями контролирующего бюджета; можно ограничить действие контроля только частью планируемого временного интервала.Второй способ использования контролируемых показателей — контроль фактического расходования средств по заявкам — предусматривает взаимодействие подсистемы бюджетирования с подсистемой управления денежными средствами.Подсистема управления денежными средствами содержит механизм оперативного планирования денежных средств. Исходная информация вводится документами «Заявка на расходование денежных средств». Этот документ можно привязать к бюджету: указать сценарий, статью оборотов и другие реквизиты. В этом случае перед записью заявки в информационную базу будет автоматически проанализировано ее соответствие ограничениям, налагаемым подсистемой бюджетирования. И если будет установлено, что выполнение заявки приведет к превышению ограничений, то такая заявка не будет записана конфигурацией в информационную базу.Бюджетная отчетность Помимо формы «Отчет по бюджету», рассмотренной выше (см. раздел «Представление составленных бюджетов», с. 134), конфигурация предоставляет ряд других отчетных форм, которые позволяют анализировать данные подсистемы бюджетирования и сопоставлять их с данными других подсистем.Главным отчетом подсистемы бюджетирования является отчет «Финансовый анализ данных бюджетирования».
Данный отчет содержит сводку широко используемых показателей, описывающих текущую структуру средств и источников финансирования предприятия, а также его операционную деятельность. Отчет содержит следующие разделы:♦ аналитический баланс;♦ анализ ликвидности и платежеспособности;♦ отчет о прибылях и убытках;♦ анализ оборачиваемости активов и пассивов;♦ анализ доходности и рентабельности финансово-хозяйственной деятельности;♦ анализ эффективности использования капитала.Сформированный отчет представляет собой таблицу довольно большого размера. Каждый раздел таблицы можно считать отдельным отчетом.Вывод тех или иных разделов устанавливается в настройках отчета.При формировании отчета используются как данные подсистемы бюджетирования, так и данные управленческого и бухгалтерского учета.Помимо большого количества деталей в отчете выводятся укрупненные экономические показатели, характеризующие ликвидность баланса, платежеспособность предприятия, длительность операционного цикла и финансового цикла, доходность и рентабельность, эффективность использования капитала. Чтобы отчет «Финансовый анализ данных бюджетирования» не показался непривычным начинающему пользователю, к большинству расчетных данных прилагаются комментарии, описывающие их экономический смысл. А по итогам групп расчетов автоматически формируются краткие экспертные заключения.Автоматизированное формирование бюджетных операций Подсистема бюджетирования предоставляет удобные средства для автоматизированного формирования бюджетных операций путем преобразования имеющихся данных.Новые документы «Бюджетная операция» могут формироваться автоматически на основе:♦ ранее записанных документов «Бюджетная операция»;♦ фактических данных управленческого и бухгалтерского учета;♦ данных подсистем планирования.
Последний способ как раз и позволяет установить связь между подсистемами планирования и подсистемой бюджетирования, использовать документы подсистем планирования, рассмотренные в предыдущих главах, в качестве источника данных для бюджетирования. При этом в документах планирования целесообразно использовать сценарии с учетом по суммам. Это позволит заполнять сами документы не только в количественном, но и в суммовом выражении, а в дальнейшем автоматически переносить денежные оценки из этих документов в подсистему бюджетирования.Новые бюджетные операции можно формировать простым копированием данных в другой период времени.Алгоритм формирования новой бюджетной операции можно усложнять. В частности, суммы могут пересчитываться с учетом повышающего или понижающего коэффициента. На основании имеющихся укрупненных данных можно сформировать несколько новых бюджетных операций для сценария с более коротким периодом планирования. При этом возможно как равномерное распределение денежных сумм между бюджетными операциями, относящимися к разным периодам, так и распределение по профилю распределения планов по периодам, который также используется в подсистемах планирования (см. главу 4, подраздел «Профиль распределения по времени», с. 72).Зависимости между бюджетными операциямиВ конфигурации могут быть установлены зависимости между бюджетными операциями.
Представленный выше рисунок иллюстрирует следующую зависимость: каждый дополнительный рубль выручки оптовой торговли приводит к автоматическому увеличению плановых расходов по статье «Коммерческие расходы» на 5 копеек и расходов по статье «Премии» на 3 копейки.При записи новой бюджетной операции или изменении ранее записанной бюджетной операции с оборотом, установленным в качестве влияющего, автоматически формируются зависимые бюджетные операции.Расчет по модели бюджетированияДля выполнения сложных расчетов на основе различных источников данных и формирования на их основе групп бюджетных проводок можно использовать документ «Расчет по модели бюджетирования». Документ предназначен для описания механизма расчета, более сложного по сравнению с настройкой зависимостей оборотов.Связь с разными источниками данных, используемыми подсистемой бюджетирования, устанавливается в справочнике «Источники данных для расчетов бюджетирования».
В справочнике можно указать довольно сложные условия для автоматического переноса данных различных видов учета в подсистему бюджетирования.
ГЛАВА 10. Совместная работа с другими автоматизированными системами
