Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

• Она отделяет одну мысль от другой. Поэтому вместо того, чтобы говорить без остановки из страха, что нас перебьют вопросом, мы можем изложить первую идею… дать аудитории возможность ее усвоить… перейти ко второй… подождать, пока и она усвоится. Таким образом, каждая идея получает то внимание, которого заслуживает.

• Она позволяет участникам подумать о том, что мы сказали, а не бороться с лавиной идей, обрушивающихся слишком быстро, чтобы их понять.

• Она дает слушателям возможность внести свой вклад в презентацию. В конце концов, говоря без остановки, мы не учимся даже половине того, чему могли бы научиться, ненадолго замолчав.

Один из моих коллег назвал это «смелостью молчать». Мне нравится это выражение. Изучите опыт великих ораторов и знаменитых актеров, и вы заметите, что в большой степени их успех является результатом их умения молчать.

Заключительные замечания

Итак, вы собрались делать презентацию

Как я сказал вначале, научиться делать презентацию — все равно что научиться ездить на велосипеде. Для этого недостаточно просто прочитать учебник — нужно научиться сохранять равновесие, крутить педали, тормозить и останавливаться, прежде чем вы сможете спуститься с холма с уверенностью и улыбкой на лице. Аналогичным образом вы должны научиться готовить презентации и успешно выступать, прежде чем сможете прохаживаться по конференц-залу с уверенностью и улыбкой на лице.

Я надеюсь, мои идеи помогут вам легче справиться с выступлением, даже если это занятие не станет для вас столь же приятным, как прогулка на велосипеде.

В заключение советую вам скопировать следующий контрольный список и обращаться к нему при подготовке каждой презентации. Он поможет вам убедиться, что вы не сбились с пути к успеху.

Как делать презентации

Уточните свою цель

• Зачем вы делаете презентацию?

• Чего вы планируете достичь?

• Каких мыслей или действий вы ожидаете от слушателей после презентации?

Изучите свою аудиторию

• Кто имеет полномочия по принятию решений?

• Насколько хорошо они знакомы с предметом презентации?

• Насколько они заинтересованы в предмете?

• Что они получат, если скажут «Да», и что они могут потерять?

• Почему они могут сказать «Нет»?

• Каковы три самых сложных вопроса, которые вам могут задать?

Оцените требуемое время

• Можете ли вы достичь своих целей в отведенное время?

Выбор технических средств

• Раздаточные материалы, мольберты и электронные доски — для неформальных встреч с целью предварительного обсуждения результатов.

• Оверхед- и мультимедийные проекторы — для «полуофициальных» обзоров достигнутых результатов.

• Мультимедийные, видео- и диапроекторы — для официальных презентаций с подведением итогов.

Определите основной тезис

Как бы вы резюмировали презентацию, если бы у вас было только 30 секунд?

Напишите сценарий

ВСТУПЛЕНИЕ

Цель.

Важность.

Краткий обзор.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

• Для восприимчивой аудитории: выводы и рекомендации сразу.

• Для невосприимчивой аудитории: выводы в конце каждого раздела или (по необходимости) в конце презентации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

• Краткое содержание.

• Рекомендации.

• План действий.

• Следующие шаги.

Подготовка материалов

• Разработка слайдов.

ЧТО. Тексты, рисунки, модели.

ГДЕ. Карты, планы.

КТО. Организационные схемы, фотографии.

КОГДА. Календари, диаграммы Гантта.

КАК. Схемы.

СКОЛЬКО. Таблицы, диаграммы.

ПОЧЕМУ. Текст.

• Продумайте последовательность слайдов: разработайте план повествования и логические переходы от слайда к слайду.

• Сделайте слайды и дополнительные раздаточные материалы.

РЕПЕТИЦИЯ 1.

• Внимательно изучите сценарий и слайды.

• Подготовьте заметки.

• Попрактикуйтесь с магнитофоном.

РЕПЕТИЦИЯ 2.

• Поупражняйтесь с коллегами — наблюдательными, конструктивными, объективными и реалистичными.

• Спрогнозируйте вопросы.

• Посмотрите на себя в видеозаписи.

Проверьте комнату и оборудование

• Приходите в зал за 40 минут до выступления и проконтролируйте установку и подключение оборудования.

Ведите себя естественно

• Дышите, дышите, дышите.

• Установите зрительный контакт.

• Говорите естественно.

• Используйте весь диапазон голоса.

• Распределите вес на обе ноги.

• Держите руки на уровне пояса.

• Стойте рядом с экраном.

Меняйте слайды

• Сделайте логический переход к следующему слайду.

• Покажите слайд.

• Поэтапно объясните слайд зрителям.

• Уберите слайд.

Отвечайте на вопросы

• Установите зрительный контакт.

• Слушайте внимательно.

• Сделайте паузу перед тем, как ответить.

• Ответьте только на заданный вопрос — не больше и не меньше.

• Переходите обратно к презентации.

ВЫ ДОСТИГЛИ СВОЕЙ ЦЕЛИ?

Приложение

Как использовать «настольные» презентации

В этой книге я сосредоточился на презентациях, где докладчик обращается к сравнительно большой аудитории, а слайды проецируются на экран. Однако бывают ситуации, когда докладчик сидит за столом и обращается к небольшой группе слушателей, каждый из которых смотрит во время выступления на свой экземпляр слайдов. Так как популярность этого типа презентации (иногда его называют «настольным») растет, я хотел бы описать его более подробно.

Обычно такие раздаточные материалы состоят из серии диаграмм и текстовых слайдов, скрепленных степлером или сброшюрованных. Они используются для быстрого неформального взаимодействия с группой — свободного обмена мнениями, — поэтому для докладчика слушать и отвечать на комментарии присутствующих так же важно, как и излагать свою точку зрения, что сильно отличает этот вид презентации от обычной презентации. Таким способом лучше всего проводить небольшие совещания — в идеале для 3–4 человек.

Первостепенной целью «настольных» слайдов является достижение консенсуса. Их можно использовать, чтобы опробовать наработки, сделанные на сегодняшний день, проверить точность фактов, полученных в ходе исследований, выявить причины отсутствия данных, обозначить проблемы, убедиться, что программа действий будет приносить результаты. Также можно провести такую презентацию, чтобы придти к согласию в отношении выводов и рекомендаций.

Во время таких интерактивных совещаний участники склонны отступать от основной темы, поэтому важно направить обсуждение к выбранной цели и сосредоточить внимание всех участников на одной и той же идее. Вот несколько советов о том, как играть роль ведущего, как готовить раздаточный материал и как его представлять.

«Настольные» презентации призваны инициировать взаимодействие между участниками, поэтому к ним необходимо тщательно подготовиться, несмотря на кажущийся неформальный характер встречи. Так же, как и в случае с обычной презентацией, перед совещанием определите для себя, чего вы хотите достичь, и проанализируйте свою аудиторию. Поразмышляйте о каждом участнике. Насколько хорошо он ориентируется в теме обсуждения? Какого вклада вы от него ожидаете? Как он будет реагировать? В процессе подготовки спросите себя: действительно ли вам нужна эта встреча, оправдаются ли расходы по ее подготовке и время, потраченное на ее проведение?

Если ответ будет положительным, отберите материалы и расположите их в той последовательности, которая наиболее соответствует потребностям участников и облегчит достижение цели. Также подготовьте резервные материалы на случай, если потребуются дополнительные аргументы. Разрабатывая слайды, не забывайте, что они должны быть основой для обсуждения, а не его предметом. Иными словами, участники должны обсуждать тему, предложенную в материалах, а не то, как они составлены. Поэтому отделите то, что собираетесь сказать, от того, что будете показывать.

Диаграммы должны быть проще, чем те, которые вы используете в письменном документе. Применяйте тематические заглавия («Тенденции продаж»), если хотите, чтобы присутствующие пришли к собственным выводам на основе представленных фактов и обсудили их; формулируйте заглавия, выражающие основную мысль («Сезонный фактор влияет на продажи»), если хотите подчеркнуть некий тезис и обсудить, что из него следует.