Наталья Пономарева - Современные требования к кадровой службе (отделу)
Отсутствие должного учета может привести к серьезным правовым последствиям для организации-работодателя.
Форма книги утверждена в качестве приложения № 2 постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В п. 41 Правил указано, что все листы в ней должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Книга учета заверяется подписью именно руководителя организации. Подпись кадровика в данном случае не подходит.
Книга учета, как уже отмечалось, ведется годами и не может быть закрыта до тех пор, пока не уволится последний работник, чья трудовая книжка зарегистрирована в этой учетной форме. Записи в Книге учета нумеруются сквозными номерами, то есть в начале нового производственного года ставится следующий после последней записи предыдущего года номер.
После окончания Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них хранится 50 лет (ч. «е» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 (с изм. от 27 октября 2003 г.).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Часто возникает вопрос о хранении трудовых книжек работников.
Как уже неоднократно говорили выше, трудовые книжки работников хранятся в отделе кадров, а если в организации не предусмотрена кадровая служба у лица, ответственного за работу с трудовыми книжками и вкладышами к ним.
Копия трудовой книжки выдается по письменному запросу работника для предъявления в различные организации. В соответствии с п. 7 Правил она выдается не позднее трех дней со дня подачи заявления. Количество обращений законом не регламентированы, а это значит, что кадровик не может отказать работнику в выдаче копии или выписки из трудовой книжки.
Копия трудовой книжки заверяется записью:
Верно.
Специалист по кадрам
Русакова Н.Г. подпись
01.12.2005 (дата выдачи копии)
На подпись должностного лица, заверившего копию, ставится печать организации или отдела кадров. При необходимости (по просьбе организации, запрашивающей копию или выписку из трудовой книжки) заверяется каждый лист (разворот) отксерокопированной копии трудовой книжки.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
В соответствии с п.п. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.
3.4. Оформление отпусков
В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.
По поводу оформления отпусков возникает много вопросов. Некоторые начинающие кадровики останавливаются лишь на одном виде отпусков – ежегодном основном оплачиваемом 28-дневном – и даже не помышляют о том, что существует еще удлиненные отпуска, дополнительные и т. д.
Чтобы не совершить ошибки при предоставлении отпуска того или иного вида, рассмотрим более подробно виды отпусков и характерные особенности их предоставления.
Начнем с основного отпуска.
Ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно ст. 115 ТК РФ предоставляется продолжительностью 28 календарных дней, если только действующим законодательством для отдельных категорий работников не предусмотрен удлиненный основной отпуск.
Правом на ежегодные оплачиваемые отпуска пользуются как постоянно занятые работники, так и лица, с которыми заключены трудовые договоры на время выполнения определенной работы, на выполнение временных и (или) сезонных работ. На общих условиях правом на отпуск пользуются лица из числа совместителей, а также сотрудники, выполняющие трудовые обязанности на условиях неполного рабочего времени. При этом временными и сезонными работниками право на оплачиваемые отпуска могут реализовываться по их усмотрению: либо путем их фактического использования, либо путем получения денежной компенсации при истечении срока заключенного трудового договора (ст. 291 и 295 ТК РФ).
Согласно ст. 126 ТК РФ часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается.
Все вышеуказанные нормы необходимо знать кадровику, чтобы не допустить нарушений при предоставлении отпуска.
Отпуска предоставляются работникам по графику отпусков – унифицированная форма Т-7 (Приложение 13).
Данный документ является обязательным локальным актом, так как его оформление регламентировано ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала, то есть необходимо за две недели до отпуска издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить работника под роспись.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации.
Как уже было сказано выше, график отпусков должен быть утвержден не позже чем за две недели до окончания текущего производственного года и начала следующего, т. е. это примерно середина декабря.
Для работы над составлением графика необходимо:
1) установить наиболее «разгруженные» периоды работы организации;
2) узнать пожелания непосредственно работников по поводу времени предоставления отпуска;
3) установить, кто из работников пользуется льготами при предоставлении отпуска.
Для решения первого условия необходимо проанализировать производственный процесс организации, определить периоды загруженности работой и вычислить, когда происходит спад рабочего процесса.
Выяснить пожелания работников вам смогут помочь руководители отделов (подразделений, цехов).
Поручите им собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска, уладить разногласия между сотрудниками, возникшие в процессе выявления данного вопроса. После этого данные руководители должны представить в отдел кадров сведения о датах начала отпуска своих подчиненных для составления графика.
Надо заметить, что каждый работник должен написать заявление об отпуске, в противном случае возникнет множество проблем в течение года с предоставлением отпусков. В случае, если работники не изъявили свое желание, вам предоставляется возможность самостоятельно распределить отпуска на свое усмотрение с учетом всех условий и льгот работников.
