Виталий Семенихин - Кадровый документооборот
3. Прием работников
3.1. Оформление приема на работу
Порядок оформления приема на работу изложен в ст. 68 ТК РФ, требования которой обязательны как для работодателя – юридического лица, так и для работодателя – индивидуального предпринимателя.
Исчерпывающий перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, содержит ст. 65 ТК РФ.
Обратите внимание!
Если трудовой договор заключается впервые, то трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Требовать предъявления физическими лицами прочих документов при заключении трудового договора работодатели не имеют права. Однако в исключительных случаях работодатель вправе потребовать от работника (при его согласии) предъявления дополнительных документов.
Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены для обоснования правомерности заключения трудового договора, его прекращения, представления об условиях труда, вытекающих из содержания трудового договора, причитающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.
При трудоустройстве работник должен написать заявление о приеме на работу. В настоящее время унифицированной формы заявления нет, поэтому работник пишет заявление в произвольной форме. Заявление пишется на имя руководителя организации, в нем указывается дата, с которой работник приступает к работе, должность, кроме того, на заявлении ставится подпись работника и дата составления заявления.
Порядок приема на работу установлен ст. 68 ТК РФ, согласно которой прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу в соответствии со ст. 68 ТК РФ объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
В приказе (распоряжении) о приеме на работу указываются:
– наименование работодателя;
– фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;
– наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;
– должность (специальность, профессия), категория квалификации;
– срок испытания (если такое испытание устанавливается);
– условия приема на работу, а также характер работы (например, совместительство, переводом из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы (оказания определенной услуги), и др.);
– оклад (тарифная ставка), надбавки;
– дата заключения трудового договора, на основании которого издается приказ.
При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок дата окончания действия договора в приказе не приводится, а если заключен срочный трудовой договор, в приказе должно быть указано, что данный работник принимается на работу по срочному трудовому договору на определенный срок.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ), т. е. работодатель должен ознакомить работника с должностной инструкцией, штатным расписанием, документацией по охране труда.
Правила внутреннего трудового распорядка должны быть вывешены на видном месте в помещении, где работник осуществляет свою трудовую деятельность, или их экземпляр должен быть приложен к трудовому договору, или в трудовом договоре должна быть отметка «Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка».
Если работник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, а также в организации не ведется табель учета использования рабочего времени, то работодатель не сможет применять дисциплинарные взыскания к работникам, которые, например, опаздывают на работу или отлучаются с работы в течение рабочего дня.
Если в организации отсутствует должностная инструкция, то работодатель практически не может потребовать от работника улучшения качества его работы, а также применить дисциплинарные взыскания против сотрудников, относящихся халатно к своей работе. Каждому работнику при заключении трудового договора должен быть выдан один экземпляр должностной инструкции, в которой он расписывается. Своей росписью он подтверждает, что ознакомлен с данной инструкцией и обязуется соблюдать ее требования. Целесообразнее всего это сделать при подписании трудового договора.
Очень важно при приеме сотрудника на работу ознакомить его с документацией по охране труда, которая должна быть составлена в организации. При этом доводится до сведения (под роспись) работников инструкция по технике безопасности, инструкция о правилах эксплуатации электроприборов и другие документы по охране труда, о чем заносится запись в журнал инструктажей по технике безопасности.
Кадровая служба должна сформировать личное дело работника.
Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, является трудовая книжка.
Форма трудовых книжек утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).
Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
На основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку вносится запись о приеме работника на работу, и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Порядок хранения и использования персональных данных работников согласно ст. 87 ТК РФ устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.
Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.
Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, согласно данному Перечню хранятся постоянно, а иных работников – в течение 75 лет.
Обратите внимание!
В аналогичном порядке осуществляется прием работников на работу индивидуальным предпринимателем (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 «Оформление на работу у индивидуального предпринимателя»).
3.2. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу
При трудоустройстве работник должен написать заявление о приеме на работу. Унифицированной формы заявления нет, поэтому работник пишет заявление в произвольной форме на имя руководителя организации, указывая дату, с которой он приступает к работе, и должность. Кроме того, на заявлении работник ставит свою подпись и дату его составления.
Для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору работников применяются форма № Т-1, заполняемая на одного работника, и форма № Т-1а, заполняемая на группу работников. Данные формы составляются лицом, ответственным за прием работников, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заявлений и заключаемых трудовых договоров.
В них указываются:
– наименование организации-работодателя;
– фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;
– наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;
– должность (специальность, профессия), категория квалификации;
– срок испытания (если такое испытание устанавливается);
– условия приема на работу, а также характер работы (например, совместительство, переводом из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы (оказания определенной услуги), и др.);
– оклад (тарифная ставка), надбавки;
– дата заключения трудового договора, на основании которого издается приказ.
Печать на приказе не ставится.
Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Оформленный и подписанный руководителем или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется в соответствии со ст. 68 ТК РФ принятым работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Работник может потребовать заверенную копию этого приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).
