Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

РЕКОМЕНДАЦИИ

1. Разработать систему управления отношениями с клиентами

2. Создать специальные команды по вопросам обслуживания клиентов

3. Реструктурировать сеть торговых точек

4. Ориентироваться на отдельные категории потребителей

Тот многословный слайд, что я показывал вам ранее, — это первый шаг, необходимый для того, чтобы удостовериться: вы знаете, что хотите сказать, у вас есть подсказка на время презентации и данные для включения в раздаточный материал. Вам же надо превратить это в краткий презентационный слайд с помощью:

Определения, что должно быть сказано, а что — показано.

Удаления комментариев в скобках, таких как «к примеру…», «то есть…».

Редактирования предложений — с восьми слов до пяти, с пяти до четырех и т. д.

Сейчас я покажу, что нужно удалять, чтобы превратить длинную версию текстового слайда в короткую, подходящую для презентации.

Вот что получилось после.

СЛАБЫЕ МЕСТА ОРГАНИЗАЦИИ

1. Нет единого признанного главы компании

2. Неясны властные полномочия и ответственность

3. Конфликт между производственниками и менеджерами

4. Дилемма: региональная автономность и полномочия центра

Вы больше не являетесь заложником слов на экране и можете приводить столько подробностей, сколько необходимо. Следовательно, вы посвятите больше времени слушателям, вместо того, чтобы смотреть на экран, пытаясь найти подсказку. Кроме того, теперь вы можете увеличить шрифт и сделать текст более разборчивым.

Будет еще лучше, если вы сделаете следующий шаг и превратите текстовый слайд в структурный, как я его называю. Слова, как и диаграммы, лишь подразумевают взаимосвязь между идеями, в то время как слайд эти связи показывает.

К примеру, вот текстовый слайд, демонстрирующий четыре этапа инновационного процесса, которые должны обсуждаться во время презентации.

ИННОВАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

1. Создайте видение

2. Генерируйте идеи

3. Установите приоритеты

4. Реализуйте идеи

Текстовый слайд достаточно хорошо справился с задачей, но обратите внимание, насколько выше эффективность структурного слайда, демонстрирующего взаимосвязи между этапами. Этот слайд, по крайней мере, легче запомнить, и он будет выделяться среди прочих текстовых слайдов презентации.

ИННОВАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

Богатую коллекцию зрительных образов, которые вы сможете использовать для перевода текстовых слайдов в структурные, вы найдете в заключительной главе другой моей книги, «Говори на языке диаграмм» в разделе «Решения в поисках проблем».

Текст должен быть четким и разборчивым

Важность четкости и читаемости изображения и текста иллюстрирует письмо, которое получил пару лет назад один мой друг (как вы можете догадаться, я изменил имена и названия).

В письме, которое можно было прочитать только с помощью увеличительного стекла, значилось следующее:

Уважаемая (название компании)!

Вам трудно читать это письмо, не так ли?

Мы шесть месяцев посещали ваши презентации. В результате троим нашим сотрудникам выписали бифокальные очки, один приобрел собаку-поводыря, а председатель нашего комитета теперь управляет газетным киоском.

Письмо заканчивается просьбой делать более четкие слайды. Само письмо — не более чем шутка, но его основная идея очень серьезна.

Если вам понадобилось сделать слайд, важно, чтобы люди смогли его прочитать. Последуйте примеру моего друга: он штрафовал своих сотрудников на 5 долларов за каждый нечитаемый слайд. В конце месяца он жертвовал все собранные деньги некоммерческой организации Lighthouse, помогающей слепым и людям с частичным нарушением зрения.

Давайте озвучим этот принцип следующим образом: никто никогда не пожалуется на крупный шрифт, но все будут недовольны мелким.

Прошу прощения за менторский тон.

Вот таблица, показывающая, как далеко от экрана может сидеть слушатель, свободно воспринимая разные размеры шрифта на экране шириной 2, 2,5 и 3,5 метра. Заложите еще 5-10 процентов на поправку в зависимости от яркости проектора, степени затемнения комнаты и потерю четкости изображения в случае, если проектор находится далеко от экрана.

МАКСИМАЛЬНОЕ РАССТОЯНИЕ ОТ ЭКРАНА

Сделайте раскадровку

Функция раскадровки (storyboard), которая входит в большинство графических пакетов, — один из самых прекрасных инструментов, позволяющих играть со структурой и оформлением презентации. Основным достоинством раскадровки является то, что она препятствует зацикливанию на нюансах одного-единственного слайда, который в противном случае уже невозможно привязать к общему сюжету. Раскадровка позволяет спланировать ход презентации, связывая каждый слайд со следующим таким образом, чтобы убедить аудиторию выполнить наши рекомендации. Раскадровка может наглядно продемонстрировать, что простую идею сопровождает слишком много слайдов, а сложную — слишком мало. Она помогает заметить недочеты при переходе от одного слайда к другому, а также определить, где надо резюмировать сказанное перед тем, как переходить к следующему пункту.

Вот как это делается:

1. Составьте план презентации, следуя разработанному ранее сценарию. Это позволит вам точно знать, что и в каком порядке вы собираетесь показывать.

2. Следуя плану, определите, где вам понадобятся слайды и как они должны выглядеть.

К примеру, вам может понадобиться текстовый слайд для представления структуры презентации, затем круговая диаграмма, чтобы проиллюстрировать первый факт («США производят наибольшую долю мирового ВНП»), гистограмма — показать, что «внешнеторговый оборот США больше, чем у любой другой страны», и график — продемонстрировать рост прямых иностранных инвестиций.

3. Создайте слайды. Рядом со слайдом (справа или внизу) напишите, что вы собираетесь о нем говорить, в том числе как его надо читать и в чем его значение для общего сюжета.

4. Проверьте общий ход презентации. Проверьте, насколько логична последовательность слайдов и определите, где их слишком много для иллюстрации простых идей, а где — недостаточно для более сложных. Решите, где вам надо будет подвести промежуточный итог перед тем, как двигаться дальше.

5. Помните о том, какие технические средства вы собираетесь использовать, и отмечайте все анимационные приемы, которые будут включены в окончательную презентацию. (Я создал краткий стенографический словарик символов для обозначения наиболее часто используемых анимационных приемов. Вы можете использовать его или создать свой собственный.)

Не бойтесь показать слишком много слайдов. Иногда говорят, что количество слайдов зависит от продолжительности презентации. Некоторые даже считают, что на каждые две минуты презентации нужен один слайд. Поверьте мне, это не так: смотреть две минуты на один слайд — слишком долго. Продолжительность презентации определяют количество идей и их сложность. Помните, что представление по одной идее на каждом из пяти слайдов займет столько же времени, сколько представление всех пяти на одном.