Ли Кокерелл - Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие
Секция справа в разделе «Планы на месяц» называется «Дневник и рабочие пометки». Название говорит само за себя. Тот, кто пользуется дневником, знает, что в нем разрешается писать о чем угодно. Этот ничем не отличается от других. Здесь вы можете делать записи во время собрания на работе. Или же составить список продуктов, которые вы должны купить в супермаркете по пути домой. Также раздел подойдет, чтобы записать дорогу до места, где вы будете ужинать сегодня вечером. Например, в образце вы видите пометку: «19:30 – ужин дома у Джеймса».
Скобки означают, что вам надо сверить информацию («18.05 дневник»). Заключайте в скобки дату или адрес, если вам нужно еще раз уточнить эти данные и что-то выяснить. В примере речь о том, как добраться до дома Джеймса. Также вы можете видеть в секции «Дневник» список тех вещей, которые я не должен упустить из виду во время встречи с моими коллегами по Disney Карлом и Эрином и моим начальником Элом. Кроме того, здесь же я добавил список продуктов, которые Присцилла попросила купить. А еще я сделал пометки после разговора с одним из гостей Disney World об отдельных проблемах обслуживания, которые я должен отследить и проверить. Как видите, в дневнике вы можете писать обо всем.
Телефонная книга представляет собой другую часть системы. Я советую вам потратить время на то, чтобы записать каждый рабочий и личный номер телефона и адрес, которые вам необходимо всегда иметь с собой, где бы вы ни находились. Я использую телефонную книгу для тех номеров, по которым часто звоню. Это мои соседи, друзья моих детей, мои друзья, непосредственные подчиненные, компании, работающие с кредитными картами, врач, банки и т. д. Таким образом, все номера, которые мне нужны, всегда у меня под рукой. Разумеется, смартфоны позволяют вам делать то же самое, только значительно быстрее, но телефон должен быть всегда при вас, и вам надо следить за тем, чтобы он не разрядился. Система Day-Timer работает как запасной вариант, который облегчает мою жизнь. В каждой ее области у меня всегда есть резервная схема, как в самолете, поэтому у меня не бывает аварий. Кстати, здесь очень удобно записывать ПИН-коды.
Свобода действий
Мы все располагаем личным временем. Это значит, что в течение какого-то периода мы можем делать все, что нам хочется, или почти все. «Свобода выбора» подразумевает, что решение остается за вами. Если вы занимаете ответственный пост, то у вас вряд ли будет много свободного времени. Если вы работаете с восьми утра до пяти часов вечера, то речь идет о ваших перерывах. В это время вы можете поесть, почитать, поговорить по телефону, сделать несколько отжиманий, отправить электронное письмо, пообщаться с друзьями или коллегами и т. д. «Перерыв на обед» – это всего лишь название. Вы совершенно не обязаны тратить 30 или 60 минут на еду. Кроме того, ваше личное время начинается с того момента, когда вы в пять часов вечера уходите из офиса, и длится до следующего утра. Само собой, выходные дни – это тоже ваше свободное время.
Я говорю о таких вещах, поскольку люди очень часто жалуются, что не успевают всего. Но у нас много личного времени, и все зависит только от нас и от того, как мы им распорядимся. Вы можете тренироваться или смотреть телевизор, а можете одновременно и тренироваться, и смотреть телевизор. Это ваш личный выбор. По выходным вы можете играть в гольф или проводить время с вашими любимыми, а можете играть в гольф с вашими любимыми. Это ваш личный выбор. Вы можете мыть посуду или почитать детям на ночь. Это ваш личный выбор. Чтение детям – это время, потраченное не напрасно. Оно окупится, когда ваши дети полюбят книги, будут хорошо учиться в школе и станут добропорядочными гражданами. Как видите, очень часто все зависит от того, какие решения вы принимаете, а не от того, сколько у вас времени.
Попытайтесь принимать правильные решения. Если ваши любимые согласны с тем, как вы проводите свободное время, то, скорее всего, вы сделали верный выбор. Один мой друг ходит по средам с женой в ресторан и в кино, а по субботам целый день играет в гольф. И это устраивает их обоих, потому что он правильно распределяет время между двумя приоритетами – женой и гольфом.
Люди, занимающие разные посты в компании, располагают в течение рабочего дня разным количеством свободного времени. У менеджера по работе с клиентами его больше, чем у обычного сотрудника. У генерального директора больше личного времени, чем у менеджера по работе с клиентами, а у вице-президента – чем у них обоих. Именно так обстоят дела. Когда вы выйдете на пенсию, свободного времени у вас будет уйма.
И дело не в том, что с ростом зарплаты люди получают возможность бездельничать. Дело в том, что у них больше свободы решать, как использовать свое время и над чем им работать. Тот, кто делает правильный выбор, добивается успеха и продвигается по служебной лестнице.
Ежедневное планирование необходимо, потому что позволяет хорошо обдумать те дела, которыми вы можете заняться в свободное время. Это список ваших приоритетов на работе и в личной жизни на день. Итак, если вы не на собрании или не заняты другими запланированными делами, обратите свое внимание на этот список и начните выполнять те задачи, которые в нем записаны.
Есть одна поговорка, которая хорошо объясняет, что такое планирование времени: «Делай сейчас то, что должен, чтобы потом делать то, что хочешь». Это касается не только работы, но и вашей частной жизни – пенсионных накоплений, здоровья, правильного воспитания детей и т. д.
Планируем планировать
Сейчас вы, наверное, думаете: «Хорошо, я понял, что должен планировать свое время. Но как это сделать?»
Во-первых, вы должны найти какое-нибудь тихое место либо на работе, либо дома, если в вашем офисе не существует такого понятия, как «тишина». Вы можете заняться составлением плана с утра перед уходом на работу. Для этого также подойдет комната отдыха в офисе, ваша машина или кафе.
1. Во-первых, достаньте ежедневник и откройте его на сегодняшней дате (в нашем примере это 18 мая в разделе «Планы на месяц»). Здесь вы найдете список дел, который составили раньше.
2. Просмотрите деловую и личную почту и добавьте в графу «Сделать сегодня» новые задания. Всегда начинайте с самого начала, записывая деловые обязанности сверху вниз. Потом запишите личные дела снизу вверх. Такой метод позволит вам не смешивать различные сферы вашей жизни.
Обратите внимание на то, что вы не записываете ваши дела в порядке значимости. Мы обсудим, как распределять их по приоритетам, чуть позже. Вы также не должны расставлять их в том порядке, в котором будете ими заниматься. Сейчас вам необходимо сконцентрироваться на заполнении графы «Сделать сегодня».
3. Загляните во вчерашние планы, чтобы понять, что вам не удалось сделать. Перенесите эти дела на сегодняшний или на любой другой день. Ваша цель – всегда записывать дела на тот день, когда вы, скорее всего, сможете их выполнить, учитывая, сколько времени у вас уйдет на запланированные события, встречи и другие задачи. Кроме того, подумайте о том, что вчера вы могли сделать лучше, и немедленно внесите изменения.
Благодаря этим трем этапам вы сможете вписать новые задания в графу «Сделать сегодня». Первые три пункта были самыми простыми. Задача № 4 наиболее сложная и ответственная.
4. Поразмышляйте о тех сферах вашей жизни, которые вы уже внесли в список. Пока вы решаете, что вы хотите или должны сделать, записывайте эти задания либо в деловой, либо в личный раздел секции «Сделать сегодня». Подумайте не только о сегодняшнем дне, но и о завтрашнем, о следующей неделе, следующих выходных, следующем месяце, годе, двух, пяти годах и о еще более далеком будущем.
Каждый день спрашивайте себя: «Что я должен сделать сегодня из того, что не окупится через один год, 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40 или даже 50 лет?»
Также подумайте о тех обязанностях, которые вы взяли на себя, – ваш супруг или супруга, ваш партнер, ваши друзья, родители, дети, другие люди. Подумайте о себе – выход на пенсию, здоровье, карьерный рост и т. д. Потом вы можете добавить новые обязанности на любой период времени в списке дел. Вот примерный образец плана на несколько лет. Сегодня: позвонить Джону и напомнить, что доклад должен быть готов до вечера; завтра: просмотреть отчет о деятельности, предоставленный Мэри. Следующая неделя: запланировать встречи с непосредственными подчиненными на месяц и отпуск на сентябрь. Следующий месяц: работать над долгосрочной организационной структурой, составить опись личного имущества для страхования, записаться на курсы по управлению временем, посетить преподавателей детей. Следующий год: запланировать все ежегодные медицинские осмотры, встретиться со специалистом по финансовому планированию, получить диплом о высшем образовании. Следующие 5 лет: пройти медицинский тест, который мне понадобится после 50-ти, запланировать поездку в Англию к родственникам. Следующие 30 лет: накопить достаточно средств, чтобы уйти на пенсию, придумать хобби, чтобы было чем заняться.
