Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Я потратил много лет на изучение продуктивности и тайм-менеджмента. За эти годы я часто встречал людей, которые сетуют: «Хотелось бы мне иметь больше времени» или «Мне не хватает в сутках еще одного часа». Когда я впервые разговариваю с клиентом по телефону, то задаю ему следующие четыре вопроса (именно в таком порядке), чтобы лучше понять, чем он занимается, а также определить, на какие аспекты его работы следует обратить особое внимание в ходе программы коучинга. Вот эти вопросы:

1. Какие инструменты и системы вы используете при выполнении своей работы?

2. Как вы фокусируете все свое внимание на той цели, которую ставите перед собой на каждом этапе работы?

3. Когда у вас больше всего энергии для того, чтобы продуктивно трудиться и оставаться в позитивном, проактивном состоянии?

4. Когда у вас есть время для стабильной работы с максимальной сосредоточенностью и мотивацией?

Дело в том, что если вы проанализируете эти четыре ресурса именно в таком порядке, то сможете более эффективно использовать временны́е блоки, возможно, даже успевать делать больше при меньших затратах времени, энергии и усилий.

Так почему же я просил вас выставить таймер на 15 минут? Это около 1 % времени, составляющего сутки. (Помните: в сутках 1440 минут, значит, 15 минут – это около 1 %.) Более подробно я расскажу об этом в главе 3. Здесь же я просто хотел показать, как мало времени вам может понадобиться на то, чтобы продвинуться дальше в выполнении важной работы. Как учит мой коллега Майкл Станье, «больше великих дел!»[8]. Я точно знаю одно: когда вы научитесь с максимальной эффективностью использовать свои инструменты, внимание, энергию и время, вы сможете решать больше важных задач.

Двигайтесь дальше

Четко обозначив свою объективную цель (возможно, свой идеальный день!), вы автоматически начинаете улучшать существующее положение вещей и можете продолжать движение в правильном направлении. Когда вы думаете о том, к чему стремитесь, обсуждаете с кем-то свои мечты, анализируете усилия и записываете цели, вы существенно приближаетесь к их достижению. Сфокусированность на конкретном направлении очень важна по двум причинам: это позволяет, во-первых, увидеть больше возможностей и, во-вторых, сузить фокус внимания. Чем лучше вы видите направление движения, тем легче вам будет находить идеи и данные, которые приблизят вас к достижению желаемых результатов. Вспомните слова Авраама Линкольна: «Должным образом поставленная цель уже наполовину достигнута».

Но как вы выбираете «правильные» цели, какими бы они ни были – личными или профессиональными, краткосрочными или долгосрочными, – и как реализуете их и отмечаете успехи в их достижении? Вы, конечно же, слышали о методе повышения личной эффективности, состоящем в постановке SMART-целей – конкретных (Specific), измеримых (Measurable), достижимых (Attainable), уместных (Relevant) и определенных во времени (Timely). Однако он не всегда работает. Слишком легко найти отговорки и оправдания тому, что цели и задачи так и не были выполнены. Вот препятствия на пути к их достижению, которые встречаются чаще всего:

• Что, если постановка целей ничего не даст? Вы знаете тех, кто так говорит? Как правило, это происходит в случаях, когда люди ставят слишком высокую планку и берутся за очень масштабные цели, с которых трудно начинать. В итоге эти люди работают над ними, беспокоятся по их поводу, думают о них, снова работают – и осознают, что по какой-то причине (а их обычно бывает несколько!) не могут «просто сделать это». В итоге им так и не удается довести до конца то, что они начали.

• Не ограничит ли постановка целей диапазон моих возможностей? Некоторые люди предпочитают полагаться на удачу; другими словами, не конкретизируя свои цели, они живут настоящим моментом и используют благоприятные возможности по мере их появления. «Разумеется, я хотел бы знать о следующем повышении по службе, если бы мне его предложили. Если нет – ничего страшного; появится какая-то другая возможность». Такое замечание я услышал от участника открытого семинара, который проводил в одной некоммерческой организации.

К счастью, существует компромиссный вариант. Для тех, кто уже поставил какие-то цели в прошлом, но так и не достиг их, пришло время начать все заново. Тем же, кто получает удовольствие от преподносимых жизнью сюрпризов, я советую продолжать жить и работать так, как они привыкли это делать. Но вы должны осознавать: для того чтобы сделать лучшее еще лучше, вам понадобится кое-что – и начать нужно прямо сейчас.

Начните с того, что у вас есть

Я часто прошу своих клиентов сделать следующее: написать от руки длинный неупорядоченный список личных задач, которые они поставили перед собой, и отметить, какие из них не выполнены до сих пор. Как правило, люди включают в такие списки обещания, проекты, задачи, идеи и т. п. Чаще всего перечень бывает довольно длинным. (Самый длинный список, когда-либо виденный мной, включал в себя более 400 пунктов, по одной строке каждый.) Как и в предыдущем упражнении, выделите 15 минут, на протяжении которых вас никто и ничто не будет отвлекать, чтобы вы смогли сфокусироваться, а затем ответьте на вопрос: «Что я обещал, но так и не сделал?»

Я убежден, что, если вы составите четкое представление о той работе, которую вам предстоит выполнить (я использую здесь слово «работа» в самом широком смысле, как уже объяснял выше в этой главе), вы поймете важность совершенствования своих методов повышения продуктивности.

Как вы начинаете свой день? Итак, что именно вам следует сделать? Вот вам мой совет: начните с того, что имеете. Глава 1 посвящена тому, как работать эффективнее и взять на себя личную ответственность за улучшение лучшего. Теперь пришло время определить, когда вы находитесь в наиболее хорошей форме.

Вы, несомненно, знаете, из-за чего весь ваш день может пойти не так, как вам хотелось бы. Для того чтобы изменить ситуацию, предлагаю провести еще один пятидневный эксперимент. В начале каждого дня задавайте себе следующие вопросы:

• Я проснулся отдохнувшим?

• Мой разум уже перегружен мыслями о том, что мне предстоит сделать сегодня, на этой неделе, в этому году?

• Есть ли в моей жизни люди, одни только мысли о которых приводят меня в состояние стресса и вызывают беспокойство?

• Могу ли я утром определенно или хотя бы более-менее четко представить себе, что смогу сделать в течение дня?

Когда будете на протяжении следующих пяти дней задавать себе эти вопросы и искать на них ответы, отметьте те дни, когда ваше утро начиналось непродуктивно и приводило вас в уныние. Не нужно отслеживать все, что с вами происходит; просто обратите внимание на то, что можно использовать с выгодой для себя. Зная, что именно способно испортить нам день, мы можем устранить эти препятствия, чтобы они не сбивали нас с пути так, как раньше.

Ниже представлено задание «Я в самой лучшей форме, когда…», которое я даю всем своим клиентам, будь то ученики средней школы, планирующие поступать в колледж, или люди, которые уже не работают, но занимаются волонтерством в местных сообществах. Большинство моих слушателей – руководители высшего звена; с ними я провожу сеансы коучинга, когда они пытаются получить повышение в своих организациях. Кроме того, я работаю с основателями стартапов, помогая им превращать свои идеи в полноценный бизнес.

Вот совет, который я даю всем клиентам: воспользуйтесь таким благом, как собственное внимание! Прямо сейчас сделайте перерыв и составьте список того, что может произойти на протяжении дня и поможет вам работать наиболее эффективно.

Когда вы в самой лучшей форме? Как вы определяете это? Человеку свойственно возвращаться в естественное состояние равновесия (его часто обозначают термином «гомеостаз»), занимаясь будничными вещами. Понимание собственных привычек и рутинных действий играет важнейшую роль в повышении общего уровня продуктивности и достижении поставленных целей. Сфокусировавшись на том, что можете контролировать, вы получаете в свое распоряжение один важный ключ к успеху (хотя это не всегда так уж легко, как вы увидите немного ниже).

Понять, когда вы в наилучшей форме, сфокусироваться на этом и делать все возможное для ее поддержания – все это требует инициативы и дисциплинированности. На самом деле работа на пике своих возможностей может предполагать существенное изменение модели поведения, но я уверяю вас: этот процесс повлечет за собой значительное улучшение качества жизни.

Как определить, когда вы в наилучшей форме? Сделайте три простых шага:

1. Возьмите чистый лист бумаги.

2. Вверху напишите: «Я в самой лучшей форме, когда…»

3. Под этой фразой укажите от 5 до 10 действий, которые вы можете предпринять, чтобы продуктивно провести день. Например: «Когда я плотно позавтракаю» (и это зависит только от вас) или «Когда мой руководитель в хорошем настроении» (а это уже не в вашей власти). Ниже вы найдете несколько примеров, которые помогут вам составить такой список.