Брюс Тулган - Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера
Что можно сказать об управлении сотрудниками, работающими по рабочему графику, отличному от вашего? Эти люди могут находиться на противоположной стороне земного шара, в совершенно другом часовом поясе. Впрочем, даже если вас разделяет совсем небольшое расстояние, график подчиненных может не совпадать с вашим. Что же делать в такой ситуации?
Эти сценарии чреваты теми же логистическими проблемами, какие возникают при управлении персоналом, работающим удаленно. Во всех этих случаях необходимо разработать четкий протокол эффективного регулярного личного общения с сотрудниками этого специфического типа (я буду называть их «удаленными») и строго придерживаться его.
• Сообщайте друг другу, когда вы оба будете на «центральной базе», например в головном офисе организации, чтобы заранее назначить встречу.
• Запланируйте периодические личные встречи на время, когда вам будет удобно посетить удаленного сотрудника или когда он сможет встретиться с вами в вашем офисе.
• Если в вашем распоряжении есть хотя бы простейший способ видеосвязи, подумайте о возможности периодического общения с применением этой технологии.
• Если личные встречи и видеосвязь невозможны, сделайте все от вас зависящее, чтобы максимально эффективно использовать обычный телефон и электронную почту. К сожалению, руководя удаленными сотрудниками, менеджеры очень часто скатываются к управлению типа «я с вами свяжусь, когда мне будет удобно» или «позвоните, когда что-нибудь понадобится». В результате коммуникации становятся все более дезорганизованными, неполными и случайными. И так продолжается до тех пор, пока что-то не начинает идти не так и не возникает необходимость «тушить пожар».
• Запланируйте регулярные телефонные беседы с каждым удаленным сотрудником и никогда не пропускайте эти сеансы связи.
• Заранее готовьтесь к беседам с удаленными сотрудниками и попросите их делать то же самое. Зачастую имеет смысл предложить им письменно перечислить основные моменты и ключевые проблемы, возникшие с момента вашего последнего общения, а также подготовить вопросы для обсуждения во время следующего диалога. Кроме того, хорошо, если удаленный сотрудник заранее отправит вам отчет о ходе выполняемых им на нынешний момент заданий, которые вы планируете обсудить во время следующего сеанса связи.
• Попросите удаленного сотрудника сразу после каждого телефонного разговора отправлять вам по электронной почте резюме согласованных во время общения пунктов: дальнейших действий, которых вы ожидаете от подчиненного; этапов, которые он будет проходить; а также даты и времени следующего запланированного сеанса связи. Попросите подчиненного заранее, накануне очередной виртуальной встречи, направлять вам для ознакомления всю документацию, касающуюся обсуждаемого этапа проекта.
Когда я рассказываю об этих передовых методиках на своих семинарах, почти всегда кто-нибудь из участников поднимает руку и говорит: «Знаете, мои ребята работают со мной на одном этаже, и мы все равно общаемся в основном по телефону и электронной почте». И это чистая правда. Как показало наше исследование, личная беседа менеджера с подчиненным, если она, конечно, возможна, намного предпочтительнее общения исключительно по телефону и электронной почте. Однако следует признать, что электронные коммуникации имеют одно неоспоримое преимущество: общаясь с сотрудниками таким образом, вы оставляете документальный след (бумажный или электронный). Сохраняйте письма, и у вас будут записи постоянного диалога с каждым подчиненным. Если переписка четко и тщательно организована, удаленный сотрудник всегда может распечатать ее и использовать в качестве контрольного списка или как основу для разработки рабочих планов, графиков, перечня необходимых дел и прочих инструментов, помогающих эффективнее организовать рабочую деятельность. А вы, со своей стороны, можете использовать переписку для постоянного наблюдения и документирования фактической эффективности этого сотрудника.
Задача менеджера № 25:
Когда приходится управлять в условиях языковых и культурных различий
Вот еще одна распространенная дилемма менеджера, о которой я упоминал в начале этой главы:
Некоторые из моих сотрудников – выходцы из совершенно разных культур и иногда даже говорят на другом языке. Как я могу четко и конструктивно общаться с людьми, чьего языка или культуры я не знаю и не понимаю?
В условиях усиливающейся глобализации и культурного разнообразия рабочей силы современным менеджерам все чаще приходится контактировать с сотрудниками, которые привыкли к совершенно другим культурным нормам, не говоря уже о тех, кто говорит на другом языке. Нужно признать, это весьма сложно – общаться с человеком, который совсем не похож на вас, а вам необходимо обсудить с ним различные идеи и предположения, согласовать ориентиры и внедрить эффективные коммуникативные практики. Как же обеспечить регулярное и постоянное личное общение с подчиненными, если вы в буквальном смысле говорите с ними на разных языках?
Во многих организациях: международных корпорациях, армиях, разведывательных и дипломатических службах – преодоление культурных и языковых барьеров считается обязательным компонентом должностных обязанностей. Если вы пришли на работу в Корпус мира[9] или ЦРУ, прежде чем куда-либо послать, вас наверняка обяжут пройти интенсивный курс по языку и культуре той страны, в которую собираются отправить. И пока вы будете там находиться, в вашем распоряжении, если это, конечно, возможно, будут переводчики, гиды и проводники, а также инструменты для самостоятельного перевода. Вот и вы в своей компании, по сути, можете сделать то же самое.
• Пройдите интенсивный курс по языку и культуре страны, с гражданами которой сотрудничаете.
• Если возможно, воспользуйтесь услугами переводчика.
• Используйте инструменты для самостоятельного перевода.
Эти простые передовые методики применяются сегодня сотрудниками богатейших организаций, в распоряжении которых все ресурсы мира. Но я также видел, как их весьма эффективно используют менеджеры, имеющие доступ к очень ограниченным ресурсам, например, из таких отраслей, как здравоохранение, сельское хозяйство, озеленение, ресторанный и строительный бизнес.
Менеджер дорожно-строительной фирмы (я буду называть его Дорожник) применяет эти методики для управления подчиненными, не говорящими на английском языке, и так же поступают его бригадиры и другие менеджеры и руководители. Так вот, Дорожник утверждает: «В каждой бригаде или команде должен быть человек, говорящий на обоих языках. Нужен переводчик». Во-вторых, по его словам, требуется интенсивный учебный курс: «Многие ребята в наших строительных бригадах испаноязычные. За годы работы с ними некоторые бригадиры выучили испанский достаточно хорошо, чтобы общаться с членами своих команд. И мы поощряем испаноговорящих сотрудников учить английский». Но даже если ваши люди не учат язык друг друга, вы, менеджер, можете составить небольшой двуязычный словарик, которым можно пользоваться для минимального общения в процессе работы. По словам Дорожника, такой словарь «должен быть достаточным для того, чтобы четко донести до коллег и подчиненных суть их рабочих заданий». Но истинной инновацией Дорожника я назвал бы контрольные списки на двух, а иногда и трех, языках. Благодаря этому инструменту бригадиры, менеджеры и рабочие могут практически самостоятельно переводить документацию и общаться друг с другом без переводчика. «Они просто указывают на пункты списка, и их собеседнику ясно, что от него требуется», – говорит Дорожник. Этот подход помог людям выучить множество ключевых профессиональных терминов из языков друг друга.
Невозможно эффективно управлять подчиненным, с которым вы из-за языкового барьера совершенно не понимаете друг друга, – это совершено очевидно. Культурные барьеры бывают такими же значительными, хотя они зачастую гораздо менее очевидны. Менеджеры постоянно признаются мне: «Прошло довольно много времени, прежде чем я начал осознавать, что понимал этого сотрудника неправильно». Или наоборот: «Этот парень все время понимал меня неверно». Если вас направляет трудиться за границу крупный, богатый ресурсами работодатель, он, скорее всего, потратит некоторое время на вашу подготовку к деятельности в другой стране. А вот если под вашим началом работают один или несколько сотрудников – представителей разных культурных традиций, ни формальная поддержка, ни специальная подготовка чаще всего компанией не предусматриваются. Ожидается, что вы сами, совершенно самостоятельно сумеете расшифровать различия между вами и научитесь управлять таким персоналом. Что же можно предпринять?
