Шаа Васмунд - Делай меньше, получай больше. Как работать по-умному и жить своей жизнью

Считаете, что ни одну из ваших задач вы не можете делегировать? Подумайте как следует. По всему миру живут люди, которые могут помочь вам в чем угодно – от ведения финансов до подготовки выступления на конференции, они могут писать или редактировать ваши блоги, гулять с собакой, наводить чистоту в доме и разбирать платяной шкаф. Если вы считаете, что это роскошь, которую вы не можете себе позволить, скорее всего вы просто недостаточно цените свое время. Для начала вы можете стать пользователем Fiverr.com – всего-то за 5 долларов, так что никаких отговорок!

Вам нужно отказаться от всего, что вы не хотите делать сами или можете делегировать, иначе это будет пустая трата времени и денег. Спросите себя, освободится ли больше времени и других ценных ресурсов, если вы перестанете это делать и займетесь чем-нибудь другим, более полезным?

Для того чтобы заполучить свою жизнь назад, вам придется действовать безжалостно. Часто мы сами готовим себе ярмо, постоянно соглашаясь на то, что нам поручают, и наш список дел выходит из-под контроля. Пришло время сократить его.

Что же касается всех тех дел, что вы должны сделать сами, расставьте приоритеты, разложите по кучкам и затем беритесь за них.

Даже освоив искусство «меньше значит больше», вы не избавитесь от всех дел, но оставшиеся дадут вам максимальные результаты.

Выбирайте самые важные дела каждый день – можно с утра, но в идеале накануне, прежде чем ляжете спать, чтобы на следующий день встать с постели с ясной головой и четким планом.

Затем разделите эти дела на группы: работа, дом, личное, разное… Сформируйте каждую группу полностью, не мечитесь от одной к другой.

А теперь разделите свой список дел на управляемые части. Вы ведете себя неправильно, когда хватаетесь за двадцать дел одновременно и при этом полагаете, что просто не умеете организовывать свое время. Суть в том, что вам нужно управление задачами.

Наверное, случалось, что вы слишком долго не могли добиться результата – это признак того, что вам пора просить помощи. Аутсорсинг особенно хорош для фрилансеров, консультантов, малого бизнеса и для тех, кто работает над собственными проектами. Если вы развиваете свой бизнес, то, понимая, как отдать часть дел на аутсорсинг, вы серьезно сэкономите деньги и время.

Для того чтобы максимально эффективно использовать аутсорсинг или делегирование задач, сначала нужно отобрать строго определенные виды работ, которые требуют много времени и могут быть поручены кому-то другому. Человек, стремящийся все контролировать, при этом будет испытывать сильный дискомфорт, поэтому предварительно нужно выполнить следующее упражнение.

Как вы думаете, есть ли у них проблемы с делегированием или они успешно его используют?

Может быть, вам нужно составить ассоциативную карту или просто записать все свои дела и поставить звездочку около тех, которые можно было бы передать другому члену вашей команды. Если дома вам так же тяжело, как на работе, включите в свою команду членов семьи.

Каждую ли из задач, которые вы собираетесь делегировать, легко определить? Как много времени они у вас отнимают? Что нужно, чтобы передать эти задачи кому-то другому?

Пример:

• Найдите виртуального помощника

• Обучите сотрудника

• Наймите бухгалтера или финансиста

• Составьте с другими родителями расписание дежурств после уроков

• Наймите уборщицу

• Найдите специалиста по подготовке речей

• Наймите садовника

• Найдите хорошую графическую редакторскую программу, чтобы ваши презентации проходили на ура

Вы боитесь, что люди в другой фирме не смогут выполнять ваши задачи так же хорошо, как вы? Но вы же хотите иметь больше времени на то, что для вас по-настоящему важно? Хотите делать то, что любите, а не тянуть и дальше лямку только из-за того, что за всё чувствуете слишком большую ответственность? Если вы хотите измениться, то в первую очередь нужно потратить время и усилия на то, чтобы обучить других людей хорошо выполнять для вас эти задачи. Обещаю: перепоручив их другим, вы о них даже не вспомните.

Может быть, проще найти какую-то очень конкретную задачу, о которой у вас даже нет времени подумать. Например, так было с моим блогом. Мне хотелось понять, о чем люди любят читать, и обсуждать с ними проблемы развития своего дела. У меня совсем не было времени на то, чтобы анализировать чужие блоги, поэтому я наняла помощника онлайн, который исследовал популярные бизнес-блоги и анализировал то, что людям нравится и что им наиболее полезно (какие темы получили больше обратной связи и просмотров). Поскольку я только создавала свой блог, у меня было недостаточно подписчиков, которых я могла бы об этом спросить. Но отдав на аутсорсинг задачу, которая требовала много времени, я лучше поняла, что требуется владельцам малых предприятий, чего они хотят, и поэтому смогла писать именно об этом. Я стала освещать их проблемы менее туманно и более полно.

Составьте список своих дел.

Теперь просмотрите его и разделите задачи на три колонки:

Перепоручить / Сделать / Бросить

Заключение

Едва только вы почувствуете, что у вас слишком много дел, сделайте так, чтобы в вашей жизни их стало хоть чуточку меньше!

Меньше перфекционизма – больше реальности!

Меньше сложностей – больше результатов!

Меньше украшательств – больше практичности!

Меньше вещей в шкафу – больше любимых вещей!

Меньше еды в холодильнике – больше полезной еды на тарелке!

Меньше стресса – больше радости!

Не теряйте зря ни минуты!

Не теряйте свои навыки и увлечения!

Много ли нужно, чтобы начать делать то, что для вас важно? – Меньше, чем вы думаете!

Ресурсы и источники

Приложения, повышающие эффективность работы: они помогают достичь большего, делая меньше

Приложение, без которого я не представляю свою жизнь. Это мой цифровой кабинет, где я записываю все свои идеи, куда вношу все заметки. Стоит мне услышать что-то важное, что хорошо бы не забыть, я вношу в Evernote (иначе потеряю). Я могу делиться своими заметками с другими людьми, все они синхронизированы на всех моих устройствах (iPad, iPhone, iMac, MacBook Air).

Все члены моей команды пользуются Dropbox. Благодаря этому мы можем загружать большие файлы и делиться ими друг с другом. Это быстрый и эффективный способ управлением папкой «Входящие». Если каждый день вы получаете кучу электронных писем, это идеальное приложение для вас.

Прекрасный помощник в управлении задачами, позволяющий вам распределять проекты и дела. Самая важная фишка – «гнездовые списки дел», которой пока нет в других приложениях. Стоит попробовать.

Отличный способ отдавать на аутсорсинг – всё. Если вы вынуждены делать то, что вам не нравится или что плохо умеете, если у вас просто нет времени, чтобы сделать все, что нужно, – отдайте все это на аутсорсинг на Fiverr.

Сделает вас счастливее за 5 минут. Мне нравится это приложение, поскольку это простой и эффективный способ вспомнить, что было сегодня, – все, за что я испытываю благодарность, а, как вы знаете, благодарность всегда ведет к лучшему.

Если вы будете вести дневник каждый день, то сможете отслеживать, чего вы достигли, что мотивирует вас, что позволяет не останавливаться на достигнутом. Вы также сможете отмечать ошибки и сразу учиться на них. Это позволит двигаться дальше, а не тонуть в сомнениях, которые тянут вас назад.

Книги, которые меня воодушевили

1. Shawn Achor, The Happiness Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology that Fuel Success and Performance at Work (Virgin Books, 2011).

2. James and Claudia Altucher, The Power of No: Because One Little Word Can Bring Health, Abundance and Happiness (Hay House UK, 2014).

3. Paul Arden, Whatever You Think, Think the Opposite (Penguin, 2006).

4. Mihaly Csikszentmihalyi, Flow: The Psychology of Happiness (Rider, 2002).

5. Bill Davidow, Exploiting the Neuroscience of Internet Addiction, Atlantic, 18 July 2012, www.theatlantic.com/health/archive/2012/07/exploiting-the-neuroscience-of-internet-addiction/259820/

6. Timothy Ferriss, The 4-Hour Workweek: Escape 9–5, Live Anywhere, and Join the New Rich, expanded and updated edn (Harmony, 2009).

7. Tim Gill, No Fear: Growing Up in a Risk Averse Society (Calouste Gulbenkian Foundation, 2007); www.gulbenkian.org.uk/pdffiles/-item-1266–223-No-fear-19–12–07.pdf